Artificiële intelligentie en e-invoicing - een bedreiging of nieuwe kansen voor accountants? (2023)

Al jaren horen we hoe e-invoicing zijn stempel zal drukken op de sector. Maar nu de deadlines dichterbij komen en de impact duidelijker begint te worden, rijst de vraag in hoeverre die nieuwe technologie het werk van de accountant zal veranderen. Want als het manuele werk steeds meer vervangen wordt door slimme software, die voortaan foutloos gestructureerde facturen uitlezen, wat betekent dat voor mij als accountant? En hoe zal artificiële intelligentie onze adviesverlening beïnvloeden? Wij gingen in gesprek met Paul Simons (Isabel Group) en Nicolas Pevenage (Acerta) over de impact die e-invoicing en artificiële intelligentie zullen hebben op het beroep van de accountant.

Inhoudstafel:

• Back to basics: e-invoicing?
• Een steeds grotere rol van de overheid
• E-invoicing en de btw-aangifte
• Een shift in de sector
• AI als oplossing voor het personeelstekort
• Vragen van accountants
• Conclusie

Back to basics: e-invoicing?

Laten we beginnen bij het begin. Er bestaat heel wat onduidelijkheid over e-invoicing, dus wat is het nu precies?

“Klopt,” begint Paul. “Die onduidelijkheid komt doordat in het verleden de term voor van alles en nog wat gebruikt is. Door de jaren heen is de inhoud ook flink veranderd. De allereerste definitie was een elektronische factuur die elektronisch werd opgesteld en elektronisch verzonden. De laatste Europese Richtlijn is echter duidelijk: e-invoicing is een elektronische, gestructureerde factuur die door een machine gelezen en verwerkt kan worden zonder menselijke input of het gebruik van andere technologieën. Geen pdf dus, maar een XML-formaat of UBL.be factuur. We verwachten dat Peppol het netwerk naar keuze wordt voor het versturen en ontvangen van e-facturen.”

“Toen Acerta aan de technische analyse begon rond e-invoicing zijn we gaan praten met onze technologiepartners,” vertelt Nicolas. “We hebben uiteindelijk gekozen voor de partner waar onze klanten ook mee werken. We merkten dat er namelijk veel onduidelijkheid was en die onduidelijkheid blijft ook aanslepen. Iedereen heeft wel een oplossing, maar het is steeds toch net iets anders. Uiteindelijk zal het de Europese Unie moeten zijn die bepaalt hoe het nu precies moet. De meeste accountants weten wel hoe ze e-invoicing moeten integreren in hun boekhoudpakket. Het zijn de kleinere boekhoudkantoren die vandaag nog niet volledig digitaal zijn, die er moeite mee gaan hebben.”

“We merken daar wel een spreidstand in.” gaat Nicolas verder. “Aan de ene kant de digitale accountants waarbij alles digitaal is en aan de andere kant de kleinere accountants die (nog) niet helemaal mee zijn met het digitalisatie-verhaal. Zij stellen zich dan de vraag, naar wie moet ik hiervoor bellen? Ze lopen eigenlijk een beetje verloren. Meestal kunnen ze digitale facturen wel ontvangen, maar het implementeren en configureren is nog iets anders.”

“Het is dankzij het Europese ViDA-project dat dit nu aan de orde is,” verduidelijkt Paul. “De Europese Unie wil alles digitaliseren en beter rapporteren. De nummer 1 reden is fraudedetectie. Dat ViDA-project stelt ook heel duidelijk dat een elektronische factuur een gestructureerde factuur is. De discussie die vandaag gevoerd wordt over een pdf waar een XML in verwerkt is, is dus niet meer van toepassing. De EU legt op dat vanaf 1 januari 2028 alle intracommunautaire transacties via e-invoicing moeten gebeuren. Europa verwijst ook duidelijk naar Peppol en Peppol werkt enkel met UBL en CII, niet met het XML-formaat. Het is nu aan België zelf om ook een wetgeving uit te werken op nationaal niveau. Verwacht wordt dat dit ergens in 2025 zal zijn.”

Een steeds grotere rol van de overheid

Klopt het dat met de invoering van e-reporting alle facturen automatisch bij de overheid passeren?

“Het exacte model ligt nog niet vast, maar waarschijnlijk zal de overheid niet zomaar al je facturen kunnen inkijken. De nota van minister van Peteghem suggereert het Peppol-netwerk. Het Peppol-netwerk is een peer-to-peer netwerk dat werkt met access points. Je factuur vertrekt dus rechtstreeks vanuit jouw access point naar het access point van de ontvanger. Het netwerk zelf passeert niet via de overheid. Echter, een subset van je factuur, namelijk het btw-kader, zal waarschijnlijk wel langs de btw-administratie passeren. De overheid weet dan dat het ene bedrijf voor dit bepaald btw-bedrag goederen of diensten heeft geleverd aan het andere bedrijf, maar de overheid krijgt dus niet de volledige inhoud van je factuur te zien.”

“De reden daarvoor is de gigantische VAT gap (btw-kloof) in Europa. De btw-kloof is het verschil tussen het totale bedrag aan verschuldigde btw en het werkelijk geïnde bedrag en bedraagt gemiddeld zo’n 10% in Europa. Op Europees niveau is dat een gigantisch bedrag dat de overheid misloopt aan inkomsten. Krijgt de overheid in real time zicht op alle transacties, dan kan ze een groot deel van die fraude voorkomen. De overheid is in essentie ook een grote accountant die alles moet controleren. In Italië is dit bijvoorbeeld al langer geïmplementeerd. Daar kan je geen btw recupereren van een factuur als de ontvanger geen btw heeft geregistreerd en doorgestuurd naar de overheid."

“Elke verzonden en ontvangen factuur krijgt ook een unieke sleutel. De overheid weet dan perfect: ‘die persoon heeft factuur X verzonden en de andere persoon heeft factuur X ontvangen. Zo kan er perfect gematcht worden tussen btw die betaald is en btw die gerecupereerd wordt. Het spreekt voor zich dat de VAT gap ook steeds kleiner zal worden.”

E-invoicing en de btw-aangifte

Uit een recente poll van Boekhouderstotaal blijkt: 66% van de ondervraagde accountants verwacht dat e-invoicing voor meer, niet minder, werk zal zorgen.

“Je kan het een beetje vergelijken met tax-on-web in de personenbelasting. De overheid heeft toegang tot bepaalde gegevens en kan die vooraf invullen. Echter, er zijn ook nog een hoop gegevens waar de overheid geen toegang tot heeft, bijvoorbeeld buitenlandse bankrekeningen. Die moet je nog steeds zelf invullen. Je dagontvangsten en facturen naar particulieren moet je niet rapporteren aan de overheid want die vallen buiten de scope van die B2B verplichting, dus die zal je (of je accountant) nog altijd zelf moeten invullen. Het systeem is dus zeker nog niet waterdicht, maar de overheid zal wel een aantal elementen kunnen aanreiken dat het gemakkelijker gaat maken.”

“De vrees voor technologie is ook al een eeuwenoud verhaal,” gaat Paul verder. “Toen de eerste personal computers in de markt kwamen was er ook die discussie: zorgt dit voor meer of minder werk? Op grote schaal zien we duidelijk meer werk, maar je moet daarbij ook toegeven dat bepaalde jobs wel degelijk volledig vervangen zijn door computers.”

Een shift in de sector

Als taken zoals facturen afpunten, eindcontroles en btw-aangiften verder gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden, hoe zal het werk van de dossierbeheerders dan evolueren?

“Het manuele werk is al serieus geautomatiseerd met OCR” begint Nicolas. “Maar dat is al langer bezig. Accountants hebben al tools en een eigen ecosysteem dat inzet op digitalisatie en automatisering. Ik verwacht dus geen grote big bang die de hele sector op zijn kop gaat zetten. We hebben daar ook onderzoek naar gedaan bij Acerta. Zo’n 30% van de accountants is voorstander van AI en real-time accounting want er zullen een heleboel taken zijn die ze niet meer moeten doen, terwijl het interpreteren en sneller feedback kunnen geven aan de bedrijfsleiders dan wel mogelijk wordt.”

“Accountants gaan vaker financieel projectmanagers worden voor hun klanten. En zich specialiseren op niches.”

“De meeste accountants kijken echt wel positief naar die automatisering. Er is een personeelstekort. Ik hoor het overal, het is moeilijk om goed personeel te vinden en meer dan ooit kijken kantoren naar de buren. De jongere generatie is ook helemaal mee met het digitalisatie-verhaal. Die willen geen papier meer en ze zullen dat ook als voorwaarde opleggen aan hun klanten.”

“De shift die we nu merken is een grotere focus op de soft skills van de accountant,” gaat Nicolas verder. “Je moet kunnen praten met je klanten. De kunst zit niet enkel in het interpreteren van de cijfers, maar deze ook op een begrijpbare manier over te brengen. Een bedrijfsleider wil zich in de eerste plaats bezighouden met zijn bedrijf: wat zijn mijn pijnpunten, wat zijn mijn risico’s en waar moet ik bijsturen? Tools kunnen daarbij helpen, maar dat overbrengen blijft toch iets heel menselijk. Dat kan e-invoicing of AI niet overnemen.”

“Ook inzichten per sector zijn handig. Een accountant met 100 klanten in de horeca-sector kan snel inschatten of iemand zijn personeelskosten te hoog zijn of niet. Daar ligt de toegevoegde waarde van een accountant. Het is niet meer retroactief gaan kijken naar wat er is gebeurd, maar pro-actief advies geven over de toekomst. Ook verschillen zoals de wens naar meer klanten met een kleinere marge of minder klanten met een grote marge zijn belangrijk voor een accountant om mee in het achterhoofd te houden bij zijn advies. Dat soort subtiele verschillen kan AI of e-invoicing (nog) niet meenemen in zijn analyse en een accountant wel.”

“We moeten wel eerlijk zijn,” gaat Paul verder, “die verandering in de sector ziet niet iedereen zitten. Niet elke dossierbeheerder wil of kan die soft skills ontwikkelen en naar een puur adviserende rol gaan. Maar dat is iets van alle tijden. Vroeger reden we allen met een verbrandingsmotor, nu wordt de elektrische wagen steeds prominenter. Er zijn mensen die het daar moeilijk mee hebben, maar de verandering is nu eenmaal op gang en zal nieuwe mogelijkheden brengen voor wie de technologie vroegtijdig omarmt.”

AI als oplossing voor het personeelstekort

E-invoicing zal accountants meer tijd vrijmaken voor adviesverlening. Maar uit onze poll blijkt dat 41% van de deelnemende accountants een potentiële bedreiging ziet in de opkomst van artificiële intelligentie. Een studie van OpenAI claimt ook dat accountancy één van de top 5 beroepen is waar AI de meeste impact op kan hebben. Mogen we verwachten dat chatGPT (of varianten) op den duur beter advies geeft?

Nicolas vertelt: “Ik zie AI en allerlei andere digitale tools als een hulpmiddel. Het vergemakkelijkt en versnelt, maar het kan niet dat vertrouwen van een accountant vervangen. Je mag niet onderschatten wat de trust betekent voor een zelfstandige om iemand te hebben die hij kan bellen en waar hij op kan terugvallen. Daarnaast zal de accountant nog altijd nodig zijn om de correctheid van de informatie te controleren. AI claimt ook geen verantwoordelijkheid voor de juistheid van gegevens. Digitaal is een hulpmiddel, maar geen vervanger.”

“Accounting op zich evolueert ook constant,” vult Paul aan. “De accountant van vandaag ondersteunt zijn bedrijfsleider en denkt mee over hoe de omzet geoptimaliseerd kan worden. Dat was vroeger niet het geval. Ook het hele verhaal rond retroactief controleren of pro-actief advies geven is er gekomen dankzij AI. Ik zie het dus eerder als een opportuniteit dan een bedreiging voor het beroep.”

Een steeds groter aantal starters gaat zelf met zijn boekhouding aan de slag, omdat ze niet terecht kunnen bij kantoren met een klantenstop. Kunnen ze met e-invoicing en AI gecombineerd zonder accountant verder?

Nicolas: “Een zelfstandige heeft heel wat tools ter beschikking om de basis van zijn boekhouding in orde te brengen. Maar op een gegeven moment zal er echter een fiscale vraag komen. Welke bedrijfswagen neem ik best? Een bedrijfsleider heeft geen tijd om dat uit te zoeken, dus dan doet die beroep op een accountant. Een heel aantal taken zijn ook voorbehouden voor een accountant, bijvoorbeeld de jaarrekening. Dat kan je niet, tenzij je zelf accountant bent. Ik kan me wel inbeelden dat een steeds grotere groep zelfstandigen hun boekhouding grotendeels zelf in handen nemen en dan ad hoc een accountant om advies vragen. ‘Tailored’ advies zeg maar. Dat verandert natuurlijk de dynamiek tussen accountant en klant.”

“Vergeet ook niet dat AI en de shift in de sector ook in een uitstroom kan resulteren,” vult Nicolas aan. “Ik kan me inbeelden dat dossierbeheerders die vroeger aan pure data-input deden en nu plots de smaak van het advies te pakken krijgen, zich willen specialiseren in dat advies. Dat is een typisch fenomeen dat we zien wanneer een markt veel veranderingen doormaakt. Ofwel ga je breed generaliseren, ofwel ga je specialiseren in niches. Aan de andere kant zal je ook accountants hebben die zich niet willen omscholen, en die zullen mogelijk geen plek meer hebben in het kantoor dat volop inzet op nieuwe technologie.”

“Wat wel vrij zeker is, is dat accountants die vasthouden aan hoe het 15 jaar geleden werkte voorbijgestreefd zullen worden door accountants die wel alle digitale tools omarmen,” zegt Paul.

Als iedereen binnenkort een real time fiscaal adviseur in zijn broekzak heeft dankzij AI, wat gebeurt er dan met de accountant?

“Technologie evolueert en verbetert constant, ook dingen zoals ChatGPT,” begint Paul. “Vergeet echter niet dat ChatGPT niet verder kan kijken dan eind 2021. In een sector met steeds veranderende regels is dat niet onbelangrijk. Maar goed, stel dat dat geen issue zou zijn, dan zitten we nog steeds met de complexiteit van de Belgische wetgeving. Ik heb nog nooit een nieuwe wetgeving gekend die het effectief makkelijker maakt. Het wordt alleen maar complexer met meer en meer uitzonderingen. Met 100% zekerheid advies geven zal heel moeilijk worden voor AI. De juridische sector heeft deze evolutie ook meegemaakt toen je plots wetteksten eenvoudig konden opzoeken via het internet. Men kan nu alles opzoeken, maar het schrijven van een conclusie op basis van al die teksten is iets wat elke advocaat nog steeds zelf doet. De discussie komt dan ook steeds op hetzelfde neer: je wilt zekerheid, en dat is iets dat enkel je accountant kan bieden.”

“Dat is het inderdaad,” vult Nicolas aan. “En het is niet omdat een bedrijfsleider toegang heeft tot de regels, dat hij ook weet hoe hij die moet uitvoeren en implementeren. Iedereen kan lezen, maar begrijpen is toch iets anders. Hoe moet ik dat nu precies berekenen? Hoe moet ik dat correct uitvoeren? En dan heb ik het nog niet over weten in welk vakje je al die informatie moet invullen. Informatief verwacht ik een enorme vooruitgang. De klant zal beter geïnformeerd zijn en met zeer specifieke vragen komen. De accountant vormt dan de brug tussen de informatie hebben en het correct uitvoeren.”

“Je kan het een beetje vergelijken met dokter Google in de medische sector. ChatGPT of varianten kunnen aangesproken worden als “eerstelijnsaccountant” voor snelle informatie, maar als je er niet aan uit kunt, dan ga je naar de tweede lijn: de eigenlijke accountant.”

Vragen van accountants

Afgelopen weken kregen accountants via een oproep in de Boekhouderstotaal nieuwsbrief de kans om hun vragen in te sturen voor onze experts. De meest gestelde vragen werden gebundeld en gesteld.

Op e-invoicing: “Wiens rol is het om de ondernemer zo ver te krijgen? De accountant, het ITAA, de overheid, de leveranciers?”

“Iedereen moet aan de kar trekken,” begint Paul. “We weten ook dat wanneer er een verplichting komt, de implementatie drastisch zal stijgen. Wel hoop ik dat ze niet met fases gaan werken. Het is niet handig dat de ene het al wel moet doen en de andere nog niet. Dan krijg je discrepantie.”

“Er is ook de vraag in welke maten er hefbomen zijn?” vult Nicolas aan. “Er zal wel een overgangstermijn zijn, maar op een bepaald moment zal het moeten, hé. Wanneer de verplichting vanuit de overheid komt, zal het voor de accountant ook makkelijker zijn om de boodschap over te brengen.”

“Wanneer verwachten we de verplichting van Peppol?”

Paul: “De Europese deadline ligt vast: 1 januari 2028. Dan moeten alle intracommunautaire facturen via e-invoicing. De vraag is natuurlijk wanneer België het nationaal gaat uitrollen. Begin 2024 lijkt me te vroeg. We weten ook dat het volgend jaar verkiezingen zijn. Het plan is nu om de implementatie gefaseerd in te voeren en daarbij verwacht ik midden 2024 de hele grote bedrijven, 1 januari 2025 de grotere KMO’s en half 2025 of begin 2026 de rest.”

“Is men van plan om een éénvormige standaard te maken en niet zoals nu UBL/E-fff vs peppol ?”

“Daar kunnen we duidelijk in zijn: ja. Al maakt het eigenlijk niet zoveel uit, want UBL.BE kan je ook perfect over het Peppol-netwerk sturen”, zegt Paul.

“Hoe zien jullie de vertrouwelijkheid van gegevens?”

“Ik verwacht dat het alleen nog maar strenger gaat worden,” begint Nicolas. “De EU kijkt erg streng naar AI en persoonsgegevens. Elk bedrijf zal ook een Chinese muur rond zijn eigen databases zetten. Het spreekt voor zich dat een database afgeschermd moet zijn van ChatGPT.”

“Het Peppol-netwerk op zich is ook goed beveiligd,” vult Paul aan. “Je kan daar niet zomaar in. Het werkt met certificaten en je moet je eerst identificeren. Zoals eerder uitgelegd, zit de overheid er ook niet rechtstreeks tussen.”

“Is dit niet het einde van de kleine zelfstandigen (accountants), die helemaal uit de boot vallen? Velen zullen hun werkzaamheden stopzetten.”

Paul: “Op de laatste presentatie van Bart Van Coile (voorzitter van het ITAA) waren er evoluties te zien in beide richtingen: zowel consolidaties als afsplitsingen. Je zal altijd accountants hebben die in een kantoor werken maar het eigenlijk sneller en meer digitaal willen en zich dan afsplitsen om hun eigen kantoor op te starten”.

“Maar mensen die verder willen doen zoals 20 jaar geleden?” vraag Nicholas. “Tja, dat is een terechte vrees. Er zal een omvorming nodig zijn van die zelfstandige accountants. Ze moeten zich specialiseren in hun lokale, specifieke dingen.”

“Hoe snel verwachten julie dat AI het boekhoudwerk en de interpretatie van fiscale regels gaat overnemen; Tijdschema?” en “Binnen welke periode zal de kwartaal BTW aangifte verdwijnen”

“Dat is een enorm moeilijke vraag natuurlijk,” begint Paul. “Ik verwacht dat het niet voor morgen zal zijn. Foutloos advies geven zit nog veraf. Maar een accountant kan AI tools natuurlijk wel perfect gebruiken als grondstof voor zijn advies. Dat zal wel voor morgen zijn. Dat zien we nu ook al in de meeste boekhoudpakketten. Die werken vaak met een soort van AI.”

“Ik verwacht dat het binnen de 1 à 2 jaar een commodity zal worden in alle kantoren,” vult Nicolas aan.

Voorbereiden op de toekomst met Acerta en Isabel Group

Hoe ondersteunen Acerta en Isabel Group accountants op deze digitale toekomst?

“Begin met je juist te informeren,” vertelt Nicolas. “Praat met je collega-accountants en vraag wat werkt en wat niet werkt. Focus daarnaast op je mensen. Het stukje ‘people’ is in deze sector zo belangrijk. Bij Acerta doen we ook al volop aan digitaal factureren. Zowel klanten als accountants kunnen vandaag kiezen om de facturen in UBL-formaat te ontvangen over het Peppol netwerk. Daarnaast zijn de facturen ook steeds digitaal beschikbaar in het klantenportaal. Verder onderzoeken we de mogelijkheden om te koppelen met post-accounting tools (Silverfin, First, Caseware) en de bestaande boekhoudpakketten. De eerste concrete stappen zijn hiervoor reeds genomen.”

"Voor Isabel Group en dochterbedrijven CodaBox, ClearFacts en Clearnox is het eenduidig,” zegt Paul. “Onze missie is om het de accountant en hun klanten zo eenvoudig mogelijk te maken. Dat vertaalt zich in de digitalisering van allerlei documenten. Betrouwbare data op het juiste moment in de accountancy cyclus. We doen het nodige werk voor hun gemoedsrust."